Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia
By: Date: July 14, 2020 Categories: Umum

 Identifikasi kategori surat penting, biasa dan rahasia

Kategori surat penting adalah sebagai berikut.

Ø  Jika surat tersebut hilang atau terlambat akan mengakibatkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan, sebab tidak dapat diganti dengan surat tembusannya atau surat lainnya.

Ø  Surat tersebut mempunyai proses lanjutan yang segera harus dilaksanakan.

Ø  Informasi yang terkandung dalam surat tersebut tidak terdapat dalam surat lain, sehingga kalau informasi tidak diketahui oleh pimpinan atau unit pengolah tersebut akan menimbulkan kesulitan.

Kategori surat biasa adalah sebagai berikut.

Ø  Kalau surat tersebut hilang atau terlambat tidak akan menimbulkan kesulitan bagi instansi yang bersangkutan.

Ø  Surat tersebut tidak akan diproses selanjutnya.

Ø  Informasi yang terkandung dalam surat tersebut terdapat pula dalam surat lain.

Jika petugas penilai surat ragu-ragu menentukan surat penting atau surat biasa, maka ditanyakan kepada atasannya, supaya tidak terdapat kesalahan dalam penilaian.

Kategori surat rahasia adalah sebagai berikut.

Ø  Surat bersampul lebih dari satu sampul surat.

Ø  Pada sampul surat terdapat kode RHS atau SRHS.

2.      Menangani Surat Keluar

Surat keluar adalah surat yang dibuat/dikirimkan oleh suatu instansi/kantor kepada pihak lain, balk perseorangan, kelompok maupun suatu lembaga Surat keluar dapat disebabkan tiga faktor antara lain sebagai berikut.

1)      Surat keluar merupakan jawaban dari adanya surat masuk yang diterima.

2)      Surat keluar merupakan kebutuhan, misalnya kantor ingin mengundang rapat, maka dibuat surat undangan rapat.

3)      Surat keluar memberikan informasi, misalnya surat pemberitahuan, surat edaran.

  1. Penanganan Surat Keluar Sistem Buku Agenda
  2. Pembuatan Konsep

Konsep surat sering disebut sebagai draft. Saat pengetikan belum menggunakan komputer (masih menggunakan mesin tik manual atau mesin tik elektrik) untuk membuat surat harus dibuat dulu konsepnya secara tertulis, di atas kertas bergaris/kertas buram/lembar konsep surat. Hal ini karena jika langsung diketik terjadi hanyak kesalahan. Saat ini mesin tik sudah tidak lagi menjadi alat yang populer karena sudah digantikan oleh komputer yang lebih canggih. Konsep yang ditulis tangan pun kini sudah mulai ditinggalkan, konsep surat sudah langsung diketik dengan komputer. Namun demikian, masih ada yang tetap menggunakan cara yang lama dengan membuat konsep ditulis tangan, kemudian diketik dengan menggunakan komputer.

Walau pun hanya konsep, namun pembuatan konsep sebaiknya juga dibuat dengan balk, disusun secara lengkap sesuai dengan aturan pembuatan surat, dengan bagian-bagiar surat dibuat lengkap, termasuk juga bentuk suratnya, sehingg; tidak terjadi banyak perbaikan atau revisi pada saat pengetika

Sumber: https://www.gurupendidikan.co.id/usaha-barbershop/