Pemberian Cap Dinas
By: Date: July 14, 2020 Categories: Umum

Pemberian Cap Dinas

Surat yang telah ditandatangani oleh penanggungjawab, selanjutnya diberi cap dinas/stempel sebagai tanda syahnya surat. Surat yang tidak ada cap dinas/stempel akan diragukan keabsahannya. Pemberian cap dinas dibubuhkan di sebelah kiri tanda tangan dengan menyinggung sedikit dari tanda tangan tersebut.

Melipat Surat

Surat yang asli dikirim ke alamat yang dituju dengan dilipat secara rapi menggunakan aturan melipat surat. Serrientara itu, tembusannya atau lembar ke-2 disimpan sebagai arsip, tanpa dilipat, karena akan disimpan dalam map/folder di laci filling cabinet. Untuk surat yang nantinya akan dimasukkan ke dalam sampul berukuran besar, tidak perlu dilipat. Melipat surat harus juga memperhatikan ukuran sampul yang akan digunakan.

  1. Penyampulan Surat

Surat yang telah dilipat rapi selanjutnya dimasukkan ke dalam sampul yang telah disediakan dan direkatkan dengan lem secara rapi.

Perhatikan juga hal-hal berikut.

Ø  Gunakan kop surat juga untuk sampul surat.

Ø  Cantumkan nomor surat bila diperlukan.

Ø  Jika sampul tidak menggunakan kop surat, harus dibubuhkan cap dinas/stempel pada sampul di sebelah kiri.

Ø  Perangko secukupnya.

Ø  Pengiriman Surat

Jasa pengiriman surat merupakan suatu hal yang tidak dapat dipisahkan dalam proses prosedur pengurusan surat, balk surat masuk/surat keluar. Oleh karena itu, dibutuhkan jasa pengiriman surat yang tepat.

Hal yang perlu diperhatikan dalam menggunakan jasa pengiriman surat:

Ø  jenis surat;

Ø  informasi yang tercantum dalam surat;

Ø  tujuan/alamat surat;

Ø  volume/banyaknya surat.

Pengiriman surat dapat dilakukan dengan empat cara berikut.

Ø  Melalui kurir, yaitu orang/pegawai yang ditugaskan untuk mengantar langsung surat kepada alamat yatud -ju-Saat menyerahkan suraflpada orang yang dituju, petugas kurir meminta tanda tangan si penerima bahwa surat sudah disampaikan dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern.

Ø  Melalui pos, surat diantar langsung ke kantor pos dan diserahkan ke petugas pos dengan menggunakan Buku Ekspedisi Ekstern untuk meminta cap pos setempat bahwa surat sudah dikirim melalui pos. Jika hanya dimasukkan ke kotak pos yang tersedia di tempat umum, cukup dicatat saja dalam buku ekspedisi hahwa pengiriman dilakukan melalui kotak surat.

Ø  Melalui perusahaan jasa pengiriman (DHL, TIKI, FEDEX, dan sebagainya).

Ø  Melalui Internet (akan dijelaskan tersendiri dalam Kegiatan Belajar 4 “Mengelola dan Mengirim E-Mail”.

Baca juga: