Pembuatan konsep dapat dilakukan secara
By: Date: July 14, 2020 Categories: Umum

Pembuatan konsep dapat dilakukan secara:

Ø  Sentralisasi : dipusatkan pada unit tertentu yang menangani kegiatan administrasi persuratan;

Ø  Desentralisasi : dibuat oleh masing-masing unit atau bagian tertentu sesuai dengan kebutuhar masing-masing.

Pembuatan konsep dapat dilakukan oleh:

1)      Atasan atau pimpinan

Ø  Konsep dibuat dan diketik sendiri secara lengkap. Biasanya untuk surat rahasia.

Ø  Konsep dibuat sendiri dan diserahkan kepada juru tik.

Ø  Konsep dibuat secara garis besar, diselesaikan secara lengkap oleh sekretaris.

Ø  Konsep didiktekan langsung kepada sekretaris atau pembantunya.

2)      Orang yang ditunjuk (Konseptor)

Ø  Pimpinan dapat menunjuk langsung orang yang dipercaya untuk membuat konsep surat.

Agar ada keseragaman dalam pembuatan konsep surat. Sebaiknya konsep ditulis di lembar konsep surat. Selain agar lebih rapi juga memudahkan dalam membuat konsep dan mencegah ada informasi yang tertinggal serta jelas dalam pertanggungjawabannya.

Persetujuan Konsep

Jika konsep surat dibuat oleh konseptor atau bawahan, maka konsep tersebut harus mendapatkan persetujuan dari pimpinan. Tujuannya adalah memeriksa apakah konsep surat tersebut sudah sesuai atau perlu diperbaiki atau dikoreksi. Bila konsep sudah mendapat persetujuan dari pimpinan, maka pimpinan akan memberi tanda/paraf (acc) pada konsep tersebut.

  1. Pencatatan Surat

Konsep surat yang sudah mendapatkan persetujuan dari pimpinan, selanjutnya dicatat ke dalam buku agenda surat keluar untuk diregistrasi atau didaftarkan. Hal ini bertujuan untuk mendapatkan nomor surat dari agendaris sesuai dengan aturan pemberian nomor surat yang berlaku di kantor tersebut. Format buku agenda dan cara pengisiannya dapat lihat pada materi pengurusan surat masuk sistem buku agenda.

  1. Pengetikan Konsep Surat

Konsep surat yang telah mendapatkan persetujuan pimpinan dan mempunyai nomor surat, selanjutnya dapat diserahkan kepada juru tik untuk diketik dengan rapi. Jangan lupa untuk mengetik juga sampul surat yang akan digunakan.

  1. Pemeriksaan Pengetikan

Juru tik harus memeriksa pengetikannya sebelum surat tersebut diprint atau dicetak, jangan sampai ada kesalahan pengetikan sekecil apa pun, walau pun hanya satu huruf sekali pun. Apalagi jika berupa angka-angka, harus diteliti, karena beda angka adalah kesalahan fatal. Bahkan konseptor harus memeriksa juga pengetikan tersebut, sehingga benar-benar sesuai dengan konsepnya. Selain itu, konseptor memberikan parafnya dengan pensil pertanda surat sudah sesuai dengan konsep.:

  1. Penandatanganan Surat

Setelah surat sudah selesai diketik dengan rapi, maka pejabat yang berwenang atau bertanggungjawab terhadap surat tersebut dan membubuhkan tanda tangan di atas nama terang.

Sumber: https://www.gurupendidikan.co.id/jasa-penulis-artikel/